Dostęp do zasobów archiwalnych - Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Główna Policji

Biuletyn Informacji Publicznej

Dostęp do zasobów archiwalnych

1. Zasób archiwalny Głównego Archiwum Policji.

Zgodnie z § 31 zarządzenia Nr 2 Komendanta Głównego Policji z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. z 2016 r., poz. 13 z późn. zm.) Wydział – Główne Archiwum Policji jest komórką organizacyjną Policji usytuowaną w strukturach Biura Bezpieczeństwa Informacji Komendy Głównej Policji.

Posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą:

  • zespół zamknięty Komendy Głównej Milicji Obywatelskiej, powstały w latach 1955 – 1990,
  •  zespół otwarty Komendy Głównej Policji oraz jednostek organizacyjnych Policji:
  1. Centralnego Biura Śledczego Policji,
  2. Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji,
  3. Biura Spraw Wewnętrznych Policji,
  4. Centralnego Pododdziału Kontrterrorystycznego Policji „BOA”.

Zasób archiwalny stanowią:

  •  materiały archiwalne kategorii „A” – mające znaczenie jako źródło o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście i nie podlegają brakowaniu,
  • dokumentacja niearchiwalna kategorii „B” – o czasowym praktycznym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

2. Formy wnioskowania.

Wniosek skierowany do Głównego Archiwum Policji powinien mieć postać sformalizowaną i może zostać złożony:

  1.  w tradycyjnej formie pisemnej,
  • listownie na adres: Wydział – Główne Archiwum Policji Biura Bezpieczeństwa Informacji Komendy Głównej Policji, ul. Puławska 148/150, 02–624 Warszawa,
  • osobiście – na biurze przepustek Komendy Głównej Policji, ul. Puławska 148/150,
  1.  na numer faksu: +48 47 72 142 87;
  2. w formie elektronicznej;
  •  za pośrednictwem ePUAP – adres strony internetowej www.epuap.gov.pl,
  •  w formie dokumentu elektronicznego przesłanego na adres skrzynki e-mial: gap@policja.gov.pl.

WAŻNE!

Szczegółowe informacje w zakresie przyjmowania i obsługi dokumentów elektronicznych znajdują się z zakładce Elektroniczna Skrzynka Podawcza na stronie BIP KGP.

Zgodnie z art. 63 § 3a Kpa podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

  1. być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo   podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,
  2.  zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,
  3.  zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Podanie podlega ocenie organu administracji publicznej, który po sprawdzeniu jego kompletności oraz właściwej formy, bada uprawnienie wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. Jeżeli wynik sprawdzenia będzie pozytywny, dane podlegają udostępnieniu. Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie wnioskodawcy.

3. Wymogi formalne wniosku.

Zgodnie z art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 735) – dalej jako Kpa, podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Na zasadach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych oraz zarządzeniu nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji, materiały i dokumentacja pozostające w zasobie Głównego Archiwum Policji udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zawierającego:

  1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencj – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
  2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba  prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
  3. wskazanie materiałów lub określenie tematu (cezura czasowa, zasięg terytorialny), którego one dotyczą,
  4. określenie celu udostępnienia materiałów – w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zasadnym jest dołączenie do zgłoszenia zaświadczenia z uczelni oraz wskazanie tematu i zakresu pracy naukowej,
  5. w przypadku dokumentacji niearchiwalnej  –  proponowany sposób wykorzystania  udostępnionych materiałów,
  6. w przypadku materiałów archiwalnych  –  proponowany sposób udostępnienia materiałów,  upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w pkt 1 i 2.

Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 Kpa). Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 § 2 Kpa).

4. Zasady udostępniania zasobu Głównego Archiwum Policji.

Udostępnianie akt:

  •  zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
  •  zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
  • zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej.

5. Zaświadczenia.

Główne Archiwum Policji wydaje zaświadczenia na podstawie posiadanej dokumentacji, zgodnie z działem VII Kpa.

6. Podstawy prawne.

  • ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz.U.z  2019 r., poz. 742),
  •  rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej jako RODO,
  •  ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2019 r., poz. 1781),
  • ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz.U. z 2019 r., poz. 125),
  • ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz.U. z 2020 r., poz. 2176),
  •  ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 735),
  • ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach  (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.),
  •  rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011r. Nr 196 poz.1161),
  •  zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 z późn. zm.).

7. Ograniczenia stosowania przepisów RODO.

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej,
na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie RODO:

  • art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,
  • art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

8. Klauzula informacyjna – art. 13 RODO.

1.  Administratorem danych osobowych jest Komendant Główny Policji z siedzibą w Warszawie przy ul. Puławskiej 148/150.

2.  Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Komendzie Głównej Policji sprawuje inspektor ochrony danych osobowych KGP:

Urszula Chełstowska-Ogrodowicz,

adres: ul. Puławska 148/150, 02-624 Warszawa,

e-mail: iod.kgp@policja.gov.pl

3. Cel i okres przetwarzania danych osobowych w Komendzie Głównej Policji.

W KGP dane osobowe przetwarza się wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza się ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
Okres przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio z przepisów prawa i jest adekwatny do celów. Informacje o zbiorach danych osobowych, w tym:

  • celach przetwarzania,
  • podstawach prawnych przetwarzania,
  • osobach, których dane są przetwarzane,
  • odbiorcach danych,
  • okresach przechowywania,

zamieszczono na stronach Biuletynu Informacji Publicznej, zgodnie z właściwością komórek organizacyjnych KGP.

4. Odbiorcy danych osobowych.

W rozumieniu RODO odbiorcami danych osobowych nie są organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii
lub prawem państwa członkowskiego. Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom innym
niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

5. Osobom, których dane są przetwarzane, zgodnie z RODO przysługuje:

  • prawo dostępu do własnych danych osobowych,
  • prawo do żądania od administratora sprostowania, uzupełnienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych, a także wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania – w sytuacjach przewidzianych prawem,
  • prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie własnych danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na postawie zgody przed jej cofnięciem,
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

6. Przy przetwarzaniu danych osobowych w trybie RODO nie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowanie.

 

 

 

Metryczka

Data publikacji : 20.01.2006
Data modyfikacji : 02.08.2021
Podmiot udostępniający informację:
Komenda Główna Policji
Osoba wytwarzająca/odpowiadająca za informację:
BBI
Osoba udostępniająca informację:
Przemycka Renata Gabinet KGP
Osoba modyfikująca informację:
Aleksandra Wiechetek
do góry